电子邮件日益成为商事活动当中的主要沟通工具，疫情与跨境交易使得邮件往来更为频繁。在交易中，合同直接以电子邮件的形式订立、变更、履行或解除的情况早已屡见不鲜。因此，电子邮件的证据效力问题，已经成为诉讼双方证据交锋的重点。例如：一封包含有催收意思表示的电子邮件，可以决定诉讼时效是否经过；一封包含有担保意思表示的邮件，可以决定担保责任是否成立。“一封邮件定生死”的场景，在商事诉讼中已频频出现。
然而，与一般电子证据不同，电子邮件作为一类特殊的电子证据，其真实性的判断受制于多重因素，譬如邮箱的类型、邮件客户端的使用方法以及邮件的保存和备份方式等，都会对邮件真实性判断产生巨大的影响。因此，本文将在后续内容中，针对不同的邮箱、不同的使用方式和不同的保存与备份方式在证据效力方面带来的差异作出重点分析，并给出相关建议。
关于邮箱的选择
在商事活动中，常见的邮箱有以下三类：个人免费邮箱；第三方企业邮局；自建企业邮局。下面我们将就这三类不同的邮箱在证据效力方面的差异问题做逐一分析。
1、个人免费邮箱
此类邮箱最常见的就是QQ邮箱、163邮箱 、Gmail邮箱等。
（图一：QQ邮箱）
个人免费邮箱的优点：（1） 邮箱完全免费，可以为初创企业或个人节约一定费用；（2） 使用者不需要严格的身份认证，可以在有邮件需求时快速开设；（3） 使用者与邮箱提供方没有线下接触途径，且使用者一般为个人，邮箱提供方一般为大型互联网企业，双方地位悬殊，可最大限度的保证邮件作为证据的真实性；（4） 个人免费邮箱中的邮件一般会被永久保存。个人免费邮箱的缺点：（1）由于多数免费邮箱无需实名制，无法判断邮件使用者的身份；（2）邮箱功能有限，如：邮箱容量不大、支持的邮件协议不多以及邮件备份和迁移手段较少等。
2、第三方企业邮箱
第三方企业邮箱是我们在商事活动中最常见的邮箱，如,阿里邮箱、腾讯企业邮箱、163企业邮箱等。第三方企业邮箱根据邮箱的数量向用户收费，非常适合中小型企业。
（图二：阿里邮箱）
第三方企业邮箱的优点：（1） 第三方企业邮箱一般需要绑定企业域名，同时使用方需要与邮件服务商签订合同，可以起到身份认证的作用。一旦发生纠纷，发件方无法否认邮箱使用者的身份；（2） 第三方企业邮箱需要付费，所以邮箱的功能和速度均优于免费邮箱；（3） 第三方企业邮箱一般都具有较为完善的邮件备份与邮件迁移功能。
第三方企业邮箱的缺点：（1） 第三方企业邮箱按照邮箱个数而不是按照存储空间收费，因此在员工数量较多的情况下，会给企业带来较为沉重的经济负担。例如，员工数量多达几十万人的大型国有企业，一般不会使用第三方企业邮箱；（2） 第三方企业邮箱的提供方均为大型互联网企业，其竞品企业使用此类邮箱会有信息安全风险方面的担忧；（3） 第三方企业邮箱一旦停止续费，其中的邮件就会灭失。
3、自建企业邮局如前所述，对于员工数量多达几十万人的大型企业，如果仍然使用第三方企业邮箱则会给企业带来较为沉重的经济负担。因此，这类企业一般会使用企业邮局软件（如微软ExchangeServer）自建企业邮局的方式来为本企业提供邮件服务。
（图三：微软ExchangeServer）
自建企业邮局的优点：（1） 自建企业邮局的成本主要是服务器软硬件成本与带宽成本，在员工到达一定数量的情况下，自建企业邮局能给企业节省巨额费用；（2） 企业掌握自建邮局的服务器管理权限，无需担心第三方泄密的问题。自建邮件邮局的缺点：
（1） 自建企业邮局需要企业对邮件服务器进行妥善的维护和管理，对企业的运维能力有较高的要求；
（2） 自建企业邮局的邮件服务器会成为黑客攻击的巨大目标，与第三方企业邮箱相比，自建企业邮局的安全风险显著增加；
（3） 自建邮件邮局的服务器权限由本企业掌握，一旦发生纠纷，该服务器上邮件的证据往往不被对方当事人认可，证据效力易受挑战。
关于邮件客户端协议的选择
除了通过网页登录收发邮件外，我们日常最主要的方式是通过outlook、Foxmail等邮件客户端软件收发邮件，而邮件客户端主要通过POP3协议和IMAP协议两种不同的协议对邮箱进行访问，这两种不同的协议在诉讼中会造成证据效力方面的巨大差异。详述如下：
（图四：Outlook） （图五：Foxmail）
1、POP3协议：Post Office Protocol - Version 3 （邮局协议版本3）。POP3协议的特点是将邮件从服务器拉取到邮件客户端进行存储。
（图六：POP3）
POP3协议存在两个缺点：（1） POP3协议默认收件后将邮件从服务器端删除，如果没有选择将邮件保存在服务器，则邮件将仅保留在本地电脑的邮件客户端处，一旦电脑被重做或丢失，邮件就将不复存在；（2） 即便将邮件妥善保存在本地电脑的客户端中，因保存在本地电脑中的电子证据具有较强的可篡改性，其证据效力也会大打折扣，一旦产生纠纷，法院有可能对邮件证据的真实性不予认可。2、IMAP协议：Internet Message Access Protocol（交互邮件访问协议）。IMAP协议是一种直接对网络邮箱进行映射操作的协议。IMAP协议不会简单的将邮件从服务器中下载后立即删除，而会保持邮件客户端与服务器之间的内容同步。
（图七：IMAP）
IMAP协议的优点：不会将邮件下载到客户端后就立即从服务器端删除，对本地邮件文件夹的任何操作都会同步到服务器端。
IMAP协议的缺点：存在一定误删邮件的可能。例如，在本地邮件客户端上的“手滑”操作，也会被同步到服务器中。
关于邮件的备份问题
在企业的经营过程中，有四种情况需要对邮件进行备份：1、邮箱存储空间达到上限；2、员工离职需要删除邮箱；3、企业主体发生变化；4、企业更换邮件服务器或邮箱服务商。但从证据的角度看，邮件备份的目的不仅仅是为了备忘，更为了将来一旦发生纠纷，可将邮件作为有效证据提交法庭。因此，从证据的角度对邮件进行备份就变得尤为重要。（1） 尽量不删除邮箱，例如重要员工离职后，对其原使用邮箱可以通过修改邮箱绑定手机及密码来处理，在一定期限（例如两年左右）后再予以删除；（2） 如果确需删除邮箱或邮件，则通过公证等方式对邮件内容进行固定后再予以删除，对于海量邮件可以通过自动化手段进行下载固定；（3） 如因公司合并、分立、更名等方式需要改变邮件的域名，则需要对原域名予以续费保留一定时间，否则无法证明公司域名更名前邮件发送者的身份。
关于邮件证据产生争议后的救济途径
1、对邮件发送者的身份产生争议
对邮件发送者的身份争议，主要发生在交易中使用个人免费邮箱的场合中。因此，如果交易过程中发现的对象使用的是个人免费邮箱，则应要求对方明确邮箱使用者的身份（如在合同中明确沟通往来所使用的邮箱）。如果已经进入诉讼阶段，此时要求对方配合确认邮箱使用者的身份已不太可能。对于国内邮箱服务商提供的免费邮箱，可以尝试向法院申请调查令调取邮箱的注册信息；对于国外邮箱服务商提供的免费邮箱（如Gmail），只能从其他方式印证邮箱使用者的身份。
2、对邮件的真实性产生争议
实践当中，对邮件真实性产生争议主要发生在原邮箱已被删除，或邮箱虽未被删除但邮件已被删除的情况下。此时，负有举证义务的一方不得不将保存在本地电脑中的邮件作为证据提交法庭，而对方当事人往往会以邮件保存在本地，具有较大篡改可能性作为抗辩理由，否认其真实性。
下面，我们对邮件本地保存的真实性问题做重点分析：邮件本地的保存往往有以下三种形式：
（1） 直接保存在邮件客户端中；
（2） 对邮件客户端的容器文件直接进行备份（如PST文件）；
（3） 直接将邮件保存为*.Eml文件。
在以上三种情形中，保存在邮件客户端中邮件，其证据效力最高。其原因为，邮件客户端中的相关邮件往往可以互相印证，同时如果进入邮件真实性司法鉴定环节，司法鉴定机构还可以结合邮件客户端的所体现的各种痕迹与信息对邮件的真实性进行综合分析判断。邮件客户端程序的安装位置、可执行文件的形成时间、注册表键值、缓存文件等信息都可以作为判断邮件真实性的依据之一。“对邮件客户端的容器文件直接进行备份”，即，保存在容器文件中的邮件，其证据效力一般要弱于第一种情况。其原因为，如果需要对邮件以邮件容器文件进行备份，意味着邮件客户端程序已经被删除，只剩下单一的容器文件，但由于邮件容器文件保存有邮件客户端的所有邮件数据，所以还可以从容器文件的中关联邮件的内容等信息对邮件真实性做出判断。
（图八：PST文件）
直接将邮件保存为*.Eml文件进行存储的证据效力最低。因为在这种情况下，负有举证责任的一方仅能向法庭提交一封或数封孤立的*.Eml文件，而无法通过关联邮件的内容、邮件客户端的安装与存储信息等对邮件的真实性综合加以分析判断。在对方当事人对证据真实性不予认可的情况下，举证一方极有可能承担举证不利的后果。
（图九：EML文件）除以上因邮件本地保存所导致的证据效力争议外，自建企业邮局中的邮件在诉讼当中也极易产生证据效力争议。但由于自建企业邮局的证据效力主要涉及对服务器文件的真实性判断，因此在本篇文章中我们不做展开，相关问题会另行撰文探讨。为了便于大家理解和记忆，我们将上文内容浓缩为以下几大原则：
1、 尽量使用第三方企业邮箱
2、 企业邮箱更改域名时要保留原域名
3、 尽量在邮件客户端中使用IMAP协议
4、 离职人员的邮箱保留一段时间
5、 删除重要邮箱或邮件要做好证据固定
6、 本地邮件尽量在邮件客户端中保存
7、 交易对方使用免费邮箱时要确认其身份
8、 .EML文件的证据效力最低
以上是我们对商事诉讼当中电子邮件证据效力问题所做的初步分析。由于时间和篇幅所限，还有很多问题未能一一展开，如果大家有任何问题或疑问，欢迎随时探讨！